الدولة : عدد المساهمات : 316 تاريخ التسجيل : 08/10/2012
موضوع: تعلمى كيف تكونى قائده ناجحه فى اجتماعات العمل الجمعة أكتوبر 19, 2012 10:18 pm
نتعرض عادة لضغوط نفسية مرتبطة باجتماعات العمل ، كالشعور بالضجر والملل ، غير أن تلك المشاعر تتضاعف عند مَن يتولى إدارة هذه الاجتماعات ، فقد ينتابه الإحساس ببعض الرهبة والقلق ، مما يساهم في إفشال الأهداف المرسومة ، أو في إعاقة الخروج بكل النتائج المرجوة من الاجتماع .. ومع هذا تبقى هذه المسألة نسبية عند من يقودون هذه الاجتماعات، فبعضهم يرى الأمر مسلياً ويعطيه مزيداً من الثقة بالنفس ..
خطوات أساسية لإنجاح قيادتك لاجتماعات العمل بالصورة التي تحب ، ينبغي عليك القيام ببعض الخطوات المهمة التي ستجعل منك قائداً يُُحسن التعامل مع مرؤوسيه ، ويتمتع بالمواصفات القيادية الناجحة .. حدَّد الأهمية والهدف أولاً- وقبل كل شيء -حاول الاستغناء عن الاجتماعات المتكررة التي ترى بعدم الجدوى منها ، لأنها عادة ما تكون السبب في ضَجَر مَن حولك ، وتؤدي إلى استخفافهم بهذه الاجتماعات ، وقبل عقدك لأي اجتماع ضع تساؤلاً على نفسك حول مدى أهمية الاجتماع ، وما سيضيفه لتطوير وتنمية العمل ، وإذا ما كان يحمل هذه الاعتبارات ، فقم بوضع الهدف الأساسي للاجتماع عن طريق الاتصال بالآخرين لإيصال موضوعه والأهمية القصوى له ، وفي حال رأيت أنه لن يضيف جديداً للعمل ، فبادر بإلغائه . ابدأ الاجتماع في موعده كخطوة ضرورية لإثبات قيادتك وتحكمك بالاجتماع ، لا تؤخر وقت الاجتماع، حتى لو لم يحضره إلا بعض ا لأعضاء ، ولا تحاول انتظار أحد ، لئلا تضيع هيبة إدارتك ، وتصبح رهينة ظروف الآخرين ورغباتهم .
استعد لكل الاحتمالات لضمان نجاح قيادتك لاجتماعك ، جهّز نفسك جيداً ، ولا تترك فيه مجالاً للصدفة ، ولأجل ذلك يمكنك كتابة النقاط المهمة ، ومراجعة كل احتياجات ولوازم الاجتماع قبلاً ، مثل: الأجهزة الصوتية ، والبصرية ، والأسلاك والتوصيلات المرتبطة بهما ، بالإضافة إلى إيجاد البدائل المناسبة في حال حدوث طارئ قد يهدد بإلغاء الاجتماع، مثل إيجاد مولد كهربائي وجهاز توضيحي إضافي ، في حال انقطع التيار الكهربائي ، أو حدث عطل بالجهاز التوضيحي ، ثم قم بنسخ أهم نقاط اجتماعك على وسيلة أخرى تحاشياً من ضياعها .. وبالنسبة للموضوع العام للاجتماع لابد من إرساله إلى الأعضاء قبل فترة كافية من انعقاد الاجتماع ، مع ضرورة بترتيبهم في مقاعدهم بحسب أهمية كل منهم لديك ، فمثلاً ضع مساعدك في الشرح ، والمسؤول عن إعداد الأجهزة التوضيحية على جانبك الأيمن والأيسر ، وراع أن يكون أعضاء كل قسم بجانب بعضهم ، ليتسنى لهم التشاور فيما بينهم بسهولة إن تطلب الأمر ذلك .
راعٍٍ حركات جسدك لاجتذاب اهتمام أعضاء الاجتماع ، وتجنُّب شعورهم بالضجر والملل ، اهتم بلغة جسدك من خلال تغيير نبرات صوتك بين الارتفاع والانخفاض ، وكذا التحكم بألفاظك، بما يُُراعي الموضوع ، وبإمكانك إيجاد صلة تواصل معهم عن طريق توزيع نظرك إليهم، والتركيز على أعينهم، حتى يشعروا باهتمامك بهم ، وتحاشَ أن يقتصر نظرك على أقرب الناس إليك في المقاعد .. قم بملاحظة من حولك جيداً ، فإن لاحظت على أحدهم الملل أو عدم التركيز ، فبادره بالسؤال ، لأن ذلك كفيل باستعادته تركيزه وانسجامه .. لا تستخدم يديك بكثرة أثناء شرحك ، وحاول أن تضعهما جانباً ، حتى لا يتشتت من حولك بحركتهما السريعة أو البطيئة ، وبالتالي يصعب وصول الفكرة إليهم .
تفاعل مع الأعضاء بجدية لأن الغاية من أي اجتماع هي المشاركة والتفاعل بين أعضاء المؤسسة أو الإدارة الواحدة للخروج بأفضل النتائج ، وتحقيق ذلك يتطلب أن توجه أسئلتك للموجودين حول أهم ما قُُلت ، واستفسارهم في المقترحات المقدمة ، لإبداء آرائهم ومقترحاتهم ، بحيث يُُقدم كل عضو مقترحاً يفيد بالوصول إلى هدف الاجتماع ، مع ضرورة التعقيب على كل عضو بكلمة مدح خاصة مثل " ممتاز.. فكرة جيدة ..إلخ " وفي الختام أطلب من كل واحد منهم كتابة رأيه في المقترحات التي طرحها جميع الأعضاء، وطرح أهم نقاط الاجتماع من وجهة نظره .
كُُن قائداً وحيداً التحكُُّم في إدارة الاجتماع ، وعدم إعطاء الفرصة لأحد لسلبك إدارته ، من مميزات القيادة الناجحة ، فحاول ألا تغفل عن التعاطي معها مع قيامك بإعطاء كل شخص فرصة للكلام ، ومراعاة عدم ترك شخص يأخذ فرصة الآخر في الحديث ، أو تركه يقوم بعرض وجهة نظر الآخر .. ولإدارة الحوار بنجاح أوقف الكلام في الأمور الفرعية التي لا طائل منها ، واجعل تركيز الأعضاء منصباً في سياق هدف الاجتماع الرئيس .
كيف تُنهي الاجتماع ؟ الاهتمام بدقة الوقت المحدد سلفاً لأي اجتماع، سواء عند البدء به، أو الانتهاء منه ،أمر هام يتبعه القائد الناجح ، لذا عليك إنهاء اجتماعك في الموعد الذي حددته مسبقاً ، ولكي تتمكن من تحقيق هذا الهدف لا بد من تقسيم وقت الاجتماع ،وترتيب مراحله، حتى لا تنشغل بأمر معين يأخذ معظم وقت الاجتماع على حساب بقية المسائل الأخرى ، أو تضطر لتمديد الوقت مما يسبب تذمراًلدى الأعضاء ، ويعطي إيحاء لديهم بعدم ترتيبك للاجتماع بشكل منظم ، وأفضل شيء يمكن القيام به لضبط وقت الاجتماع ، القيام بوضع جدول يوائم بين مراحل الاجتماع والوقت الذي تحتاجه كل مرحلة مثل : • وضع وقت محدد للمقدمة ، وشرح سبب الاجتماع وهدفه . • تحدد الوقت المناسب لعرض هدف الاجتماع والمقترحات الخاصة به . • منح وقت مناسب لمشاركة الأعضاء ، بحيث تُُراعى مدة زمنية قصوى لكل عضو، شرط ألا يتجاوز الوقت مهما كان حديثه . • تحديد وقت إنهاء الاجتماع ، بحيث لا يمكن تخطّيه لأي سبب ، لأن الالتزام بالوقت من أهم ركائز القيادة الناجحة . • قبل انتهاء الاجتماع، لابد من الحرص على أن يكون هناك ملخصاً لما دار ونُُوقش ، مع التركيز على أهم النقاط التي طُرحت، والتي تكون قابلة للتنفيذ .
الجمعة يناير 18, 2013 6:56 pm من طرف 
موضوع: تعلمى كيف تكونى قائده ناجحه فى اجتماعات العمل 